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Grundsätze der elektronischen Kommunikation mit der Stadtverwaltung Trier

Die Stadtverwaltung Trier eröffnet unter den nachfolgenden Bedingungen einen Zugang zur Übermittlung elektronischer Dokumente.

  1. Zugangseröffnung

    Die rechtsverbindliche elektronische Kommunikation mit der Stadtverwaltung Trier erfolgt grundsätzlich formfrei mit einfacher E-Mail (siehe Ziffer 2), sofern nicht ausnahmsweise eine Schriftform von Dokumenten gesetzlich angeordnet ist. Wenn die Schriftform vorgeschrieben ist, kann sie in der Regel durch die formgebundene elektronische Kommunikation (siehe Ziffer 3) ersetzt werden. Für eine Bearbeitung Ihrer E-Mail ist die vollständige Angabe Ihres Namens und einer zustellfähigen postalischen Anschrift erforderlich. Wurde eine elektronische formfreie oder formgebundene Kommunikation eröffnet, geht die Stadtverwaltung Trier davon aus, dass die gesamte Kommunikation in Bezug auf Ihr aktuelles Anliegen auf elektronischem Weg stattfinden kann, sofern Rechtsvorschriften dem nicht entgegenstehen. Mitteilungen der Stadtverwaltung Trier an Sie werden dann an die E-Mail-Adresse gesendet, von der aus Sie die Kommunikation eröffnet haben.

    Bitte senden Sie der Stadtverwaltung Trier keine elektronischen Nachrichten (E-Mails), deren eigentlicher Inhalt erst über einen Link von einer Internetseite abgeholt oder heruntergeladen werden muss. Diese häufig umgangssprachlich als „Einschreiben per E-Mail“ bezeichneten Nachrichten werden aus Sicherheitsgründen von der Stadtverwaltung Trier nicht abgerufen. Abgesehen davon stellt ein „Einschreiben per E-Mail“ keine rechtlich verbindliche Zustellung dar; es entspricht nicht der Zustellung durch die Post mittels eines eingeschriebenen Briefs.

    Auf den unter Ziffer 2 und 3 beschriebenen Kommunikationswegen können Sie auch die auf der Homepage der Stadtverwaltung Trier veröffentlichten Formulare, die dort zum Download bereitstehen oder direkt online genutzt werden können, nach entsprechender Bearbeitung an die Stadtverwaltung Trier übersenden. Darüber hinaus nimmt die Stadtverwaltung Trier ausschließlich Dokumente in den Dateiformaten entgegen, die nachfolgend aufgelistet sind. E-Mails dürfen eine Dateigröße von 25 Megabyte inklusive Dateianhängen nicht überschreiten.

    Folgende E-Mail-Anhänge werden entgegengenommen:
    Aktuelle Office-Formate ohne aktive Inhalte (z.B. docx)
    Portable Document Format (pdf)
    rich text Format (rtf)
    Text-Datei (txt)
    Textbasierte Liste mit Datensätzen (csv)
    Bildformat ( .jpeg / .jpg; .bmp; .png; .tif / .tiff)

    Bei E-Mails, die Schadsoftware oder verschlüsselte Dateien enthalten, die  mit einem Kennwort versehen sind, die als ausführbare Dateien (z.B. *.exe, *.bat) angehängt wurden oder die automatisierte Abläufe oder Programmierungen (z.B. Makros) beinhalten, wird der Anhang entfernt.

    E-Mails mit kommerziellen Absichten (SPAM-Mails) werden hier nicht angenommen. In allen genannten Fällen erhalten Sie von der Stadtverwaltung Trier keine weitere Mitteilung.

  2. Formfreie elektronische Kommunikation

    Für eine formfreie rechtsverbindliche elektronische Kommunikation steht Ihnen folgende zentrale E-Mail-Adresse zur Verfügung:
    stv-trier@poststelle.rlp.de
    Wenn Sie einen Antrag stellen wollen oder ein Verwaltungsverfahren abwickeln möchten, benutzen Sie bitte für die gesamte Verfahrenskorrespondenz die oben genannte E-Mail-Adresse. Alle anderen bekannten E-Mail-Adressen der Stadtverwaltung Trier, von deren Ämtern und Dienststellen sowie personenbezogene E-Mail-Adressen von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Verwaltung und E-Mail-Kontaktformulare stellen keinen Zugang für die rechtsverbindliche elektronische Kommunikation mit der Stadtverwaltung Trier dar. Dies gilt auch dann, wenn Sie im Laufe einer Verfahrensabwicklung eine elektronische Nachricht aus dem persönlichen Postfach einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters der Verwaltung erhalten. Andere E-Mail-Adressen als die oben genannte und sonstige elektronische Zugänge zur Stadtverwaltung Trier stehen ausschließlich für unverbindliche Anfragen und Auskünfte zur Verfügung.

    Wenn Sie sicher gehen wollen, dass Ihre Nachricht die Stadtverwaltung Trier erreicht, können Sie sich – wie unter Ziffer 4 beschrieben – als Benutzerin oder Benutzer der Virtuellen Poststelle (VPS) im rlp-Service registrieren und Nachrichten über die VPS versenden. Das Gleiche gilt, wenn Sie die Rückantwort von der Stadtverwaltung Trier anstelle der einfachen Übertragung über das Internet mittels einer gegen fremde Einsichtnahme geschützten Datenübertragung erhalten wollen.


  3. Formgebundene elektronische Kommunikation

    Eine formgebundene rechtsverbindliche elektronische Kommunikation ist erforderlich, wenn für Dokumente, die Sie der Stadtverwaltung Trier übermitteln wollen, gesetzlich die Schriftform angeordnet ist. Das ist in der Regel der Fall, wenn für bestimmte Unterlagen eine eigenhändige Unterschrift vorgeschrieben ist, z. B. bei der Erhebung eines Widerspruchs. Die eigenhändige Unterschrift kann, soweit gesetzlich nichts anderes bestimmt ist, bei einer elektronischen Übermittlung eines Dokuments gemäß § 3a Abs. 2 Satz 2 VwVfG durch eine qualifizierte elektronische Signatur nach Artikel 3 Nr. 12 der Verordnung (EU) Nummer 910/2014 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Juli 2014 über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen im Binnenmarkt und zur Aufhebung der Richtlinie 1999/93/EG (ABl. EU Nr. L 257 S. 73) ersetzt werden. Die näheren Einzelheiten hierzu sind im Gesetz zur Durchführung der Verordnung (EU) Nummer 910/2014 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Juli 2014 über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen im Binnenmarkt und zur Aufhebung der Richtlinie 1999/93/EG - eIDAS-Durchführungsgesetz - sowie im Vertrauensdienstegesetz - VGD -, welches im eIDAS-Durchführungesetz als Artikel 1 enthalten ist, geregelt.

    Für den Versand von E-Mails und Anlagen, die mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sind, steht Ihnen wie bei der formfreien elektronischen Kommunikation (siehe Ziffer 2) die folgende E-Mail-Adresse zur Verfügung:
    stv-trier@poststelle.rlp.de
    Für die Zugangseröffnung gelten hier ebenfalls die unter Ziffer 1 und 2 genannten Voraussetzungen und Hinweise. Alternativ können Sie nach Registrierung als Benutzerin oder Benutzer der Virtuellen Poststelle (VPS) im rlp-Service mit einer elektronischen qualifizierten Signatur versehene Dokumente direkt aus der VPS heraus an die Stadtverwaltung Trier senden. Nähere Informationen hierzu finden Sie unter http://www.rlp-service.de.

    Daneben ist eine rechtsverbindliche formgebundene Kommunikation gemäß § 3a Abs. 2 Satz 4 Nr. 2 VwVfG auch möglich durch Versendung eines elektronischen Dokuments an die Stadt mit der Versandart nach § 5 Absatz 5 des DE-Mail-Gesetzes („bestätigte sichere Anmeldung“). Hierfür steht die folgende E-Mail-Adresse zur Verfügung: rathaus@trier.de-mail.de

  4. Ansprechpartner
    Nutzen Sie bitte das Kontaktformular für Fragen zur digitalen Signatur und zur formgebundenen elektronischen Kommunikation mit der Stadtverwaltung Trier.

  5. Rechtliche Hinweise
    Die Stadtverwaltung Trier übernimmt keine Gewähr dafür, dass das System zur Entgegennahme der von Ihnen übermittelten E-Mails technisch stets zur Verfügung steht. Schadensersatzansprüche gegen die Stadtverwaltung Trier sind ausgeschlossen, es sei denn, es liegt Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit vor. Für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gelten die allgemeinen datenschutzrechtlichen Bestimmungen.